Pourquoi mettre en place une solution de communication d’entreprise pour les PME

En termes de communication interne, les entreprises et les organisations de petites tailles – traditionnellement de 20 à 300 employés – ont très souvent les même besoins que les entreprises de taille plus grande tout en faisant face à un nombre de ressources limitées : pas toujours d’équipe dédiée à la communication interne ni d’équipe informatique suffisamment étoffée pour mettre en place une solution digitale supplémentaire.

En termes de communication interne, les entreprises de petites tailles ont très souvent les même besoins que les entreprises de taille plus grande tout en faisant face à un nombre de ressources limitées : pas toujours d’équipe dédiée à la communication interne ni d’équipe informatique suffisamment étoffée pour mettre en place une solution digitale supplémentaire.

Dès lors, elles se posent souvent la question de ne reposer pour la communication interne que sur les outils traditionnels tels que l’email ou les outils tels que Microsoft Teams ou Slack. 

Dans cet article nous verrons les limites d’une telle approche et nous verrons qu’il existe une solution simples et complète à mettre en œuvre même pour les organisations de taille modeste. 

Enjeux de la communication interne dans les petites organisations

Diffuser l’information nécessaire aux affaires

Quelle que soit la taille d’une organisation professionnelle ou d’une entreprise, la diffusion de l’information est un enjeu clé de la réussite du business: Comment s’assurer que tous les collaborateurs ont tous accès à l’information nécessaire à la bonne exécution des process de l’entreprise : dernières infos, documents officiels, outils numériques de référence.

Aider les collaborateurs à mieux travailler, même à distance

Ce besoin s’est accentué depuis la pandémie, le travail à distance ayant accéléré la nécessité de bien fluidifier le partage d’informations et de documents. La situation étant appelée à durer avec la mise en place d’un mode de travail hybride : certains employés sur site, d’autres à distance et ce en fonction des jours de la semaine. 

D’un autre côté, de nombreux collaborateurs ont exprimé une fatigue professionnelle liée notamment à la surcharge d’informations reçues par emails ou par vidéos à distance.

Il s’agit donc d’aider les collaborateurs à mieux travailler au quotidien en leur facilitant un accès à l’information mais surtout en mettant en place une structure qui leur permet de facilement comprendre où cette information se situe, quels sont les documents de référence et quels sont les outils à utiliser. 

Engager tous les collaborateurs dans une culture d’entreprise inclusive

Avec le travail hybride, la bonne diffusion ne relève donc pas que des seules informations liées strictement aux affaires, il s’agit également d’engager tous les  collaborateurs. Ils doivent conserver le sentiment d’appartenance à l’entreprise qui se matérialise par sa culture et ses valeurs.  Cela ne concerne pas uniquement les collaborateurs qui disposent d’un PC et de l’accès aux outils numériques mais doit inclure également les travailleurs sur le terrain, via leur smartphone.

Créer du lien social entre équipes dispersées

Avec 2 ou 3 jours de travail à distance, le lien informel de la machine à café et des pauses déjeuners est mis à mal. Cela va parfois jusqu’à  ressentir un isolement social chez certains collaborateurs par exemple les populations les plus jeunes. 

Il existe des parades à cela : même à distance on peut organiser des moments de convivialité autour de réunions en ligne informelle ou en organisant des jeux virtuels entre collaborateurs.

Le succès des entreprises  tient désormais à leur capacité à mettre en place une solution pérenne et équilibrée qui répond à ces enjeux business et bien être professionnel.

Jusqu’à quand les emails et les répertoires partagés suffisent-ils ?

Prolifération des emails

L’objection la plus fréquente à la mise en place d’un espace numérique dans les PME est la suivante : “aujourd’hui on envoie les informations par mail ou par Microsoft Teams et on enregistre les documents dans SharePoint”. Mais quand on interroge les collaborateurs, on s’aperçoit que les mails ont une limite : leur prolifération. Comment distinguer dans sa boîte mail les informations importantes des mails non sollicités, et surtout comment retrouver une information lorsqu’elle a été diffusée il y a plusieurs mois ?

Dès lors qu’une organisation a plus de 10 ou 20 collaborateurs, il faut donc passer à un espace plus structuré et organisé autour des services et des moments de vie dans l’entreprise, ce qu’on appelle communément un intranet d’entreprise ou encore une digital workplace

Lutter contre l’infobésité

Cela évite que l’information soit perdue ou les versions des documents confondues et cela aide à lutter contre ce sentiment de fatigue numérique des collaborateurs “l’infobésité”. Cela permet également de structurer le capital informationnel de l’entreprise et contribue à la mise en place de sa culture autour de visuels plus engageants. 

Au-delà d’un portail de communication, un espace de collaboration 

Favoriser les échanges

Au-delà de la communication verticale, les collaborateurs souhaitent pouvoir réagir et partager par eux-mêmes les moments forts de l’entreprise, ce qui permet de développer le sentiment d’appartenance.

De plus structurer les échanges avec la mise en place d’un espace de collaboration favorise l’intelligence collective : 

Répondre à une question d’un collègue pour lui faire gagner du temps,
Partager une expérience récente pour cristalliser les bonnes pratiques,
Proposer une idée et l’enrichir à plusieurs.

Centraliser les solutions numériques

Au-delà de la diffusion des dernières informations et des documents de référence, la digitalisation des entreprises implique rapidement d’avoir un portail de référence depuis lequel accéder assez différents outils numériques. C’est un des autres enjeux à adresser par un espace numérique dédié, permettre de référencer les solutions numériques à utiliser par les collaborateurs : 

les outils RH: réserver son bureau, poser ses congés, remplir ses notes de frais,
les outils de bureautique : recherche de documents en ligne , annuaire d’entreprise,
Les outils pour favoriser le lien social : les pauses café informel et léger en ligne,

Quelques points de vigilance à considérer

Il existe de nombreuses solutions de portail intranet ou de digital workplace sur le marché. 

Pour bien choisir, il faut vérifier les éléments suivants :

Un espace qui allie à la fois communication et collaboration au quotidien,
La richesse fonctionnelle pour répondre aux objectifs du travail hybride,
La sécurisation des données et des échanges dans un contexte de risques de cyber-attaques accrus.

Il faut également vérifier si elles ont été conçues pour les organisations de grande taille qui ont des équipes informatiques fournies ou des équipes de communication dédiées : temps de mise en place et effort pour faire vivre le portail.

A l’inverse certaines solutions prêtes à l’emploi ont une évolutivité limitée : elles ne permettent pas d’accompagner la croissance d’une organisation et l’évolution des besoins. 

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